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    2. 活動策劃|發布會策劃|年會活動公司|深圳活動策劃公司-千禧晨

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      年會活動策劃
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      年會策劃流程方案教你怎么做
      發布時間:2021-12-03 14:44瀏覽次數:
        年會將近,很多小伙伴在為年會流程策劃方案而苦惱,下面千禧晨文化為大家梳理一下年會策劃的整體流程。

            01  確定目標
        
        年會是個大活,也是個細活。是你體現自己的能力的最佳機會,也是最容易搞砸出狀況的任務。
        
        年會最重要的人是老板,在萬事開頭之前,一定要做的第一步是先和老板深度溝通,搞清楚老板希望通過年會實現什么效果,達到什么目的,這才是籌備重點。
        
        02  確定任務
        
        When:什么時間舉辦
        
        Where:在哪里舉辦
        
        Who:都需要誰參加
        
        What:年會做什么
      年會策劃方案
        
        03   成立項目組
        
        在了解過需求后,根據任務的難易程度,成立一個項目組。
        
        項目組人員一定是有老板和各部門的同事在里面,如此一來,信息可以及時同步給公司上下,跨部門的支持工作開展起來也更順利(尤其是要各部門出節目這種事)。
        
        04   項目開工會
        
        項目組成立后,一定和你的項目組成員們一起開個會。
        
        第一次開會最重要的是確定自己的主導位置,在團隊里定下溝通途徑、溝通頻率和溝通內容。
        
        然后在固定的時間,大家坐在一起溝通年會的事情,保證每個人對年會的每個環節都清楚。年會是一個環環相扣,通力配合的活動。
        
        大家都是職場人,都有自己的想法,如果不能做到消息通暢,會出現很多多余動作或者錯誤動作。不管對方是處于好心還是出風頭,都是對你計劃的干擾。
        
        2、計劃階段
        
        “勝兵先勝而后求戰,敗兵先戰而后求勝。”計劃階段是整個年會策劃的核心。
        
        計劃階段做好細致到每個氣球、每句臺詞,這場年會就成功了80%。后面階段只要不是個傻的,都可以輕輕松松完成。
        
        01  WBS
        
        第一個關鍵步驟:工作分解結構(Work Breakdown Structure)
        
        運用麥肯錫的MECE原則,把每個環節拆分,分解到最小單位。
        
        然后進行歸類。
        
        這樣就梳理出來年會包括的各個部分以及各部分包含的細節:文字部分、游戲部分、道具服裝、場地預定等等。
        
        02  OBS
        
        第二個關鍵步驟:組織分解結構(Organization Breakdown Structure)
        
        這點很考驗你對項目組每個成員的了解程度和管理能力,每個人擅長什么,喜歡什么,誰和誰搭配最有效率,誰和誰絕對不能放在一起干活。
        
        03  RAM
        
        第三個關鍵步驟:責任分配矩陣(Responsibility Assignment Matrix)
        
        把WBS里分解的每個單項任務,分配給OBS里的每個人,明確每個人在這個項目里的責任,這就是責任分配。
        
        分配過程中注意RACI原則:
        
        Responsibility,誰對此事負責
        
        Accountable,需要找誰批準
        
        Consult,找誰可以拿到項目所需信息
        
        Inform:需要向誰匯報結果
        
        具體做法:做一個excel表格,縱軸WBS,橫軸OBS,內容按照RACI原則,寫上每個人在每個單項分解任務中的責任,這個表格就是RAM表。
        
        最終,RAM一定要遵循一個原則:事事有人干,人人有事干。
        
        04  甘特圖
        
        具體做法:做一個excel表格,縱軸WBS,橫軸時間,標清楚每件任務的開始時間、耗時、結束時間。
        
        05  里程碑事件
        
        里程碑事件,指項目的重要階段或重要工程活動的開始或結束,是項目生命期中關鍵的事件。
        
        找出整個項目里的里程碑事件,在甘特圖上用醒目的顏色標出來重點的里程碑事件。
        
        3、執行階段
        
        01   兩張表做執行
        
        RAM表和甘特圖兩張表打印出來,人手一份,人人對著表干活。
        
        因為表里已經寫的很清楚了,照著計劃好的做就行了?;静粫惺裁磫栴}。所以在計劃階段,一定確保所有的任務都囊括在內,沒有遺漏。
      年會策劃流程
        
        4、監督階段
        
        01   兩張表做管理
        
        在計劃階段,耗費大量時間做出來的兩張表, 現在就要大顯身手了。
        
        每天對應甘特圖,確定今天要完成的任務是不是已經完成了,今天需要開始的任務是不是已經開始了,進行到一半的任務今天到什么進度了,對應甘特圖,一目了然。
        
        如果發現有進度延后的工作,就可以對應RAM表,找出對應的責任人,直接詢問詳情了。
        
        特別強調,里程碑事件,絕不能口頭確認結果,一定要到實地檢查或者看到實物,才能放心。
        
        02   防突發防意外
        
        雖然事前做了充分的準備,也一定會出現這樣那樣的突發情況,車停不下了,主持人臨時來不了了,演員崴腳了,現場打起來了等等都是有可能的。
        
        所以除了在年會前做好突發情況預案,還需要現場隨機應變。
        
        5、收尾階段
        
        年會現場的結束并不代表活動的完結。
        
        活動后的細節拿捏更見功夫,但很多人往往忽略這個環節的重要性。在年會結束后,至少要做好這幾件事情:
        
        01  后期宣傳
        
        拷貝所有影像資料,并剪輯成視頻或者圖文推送,這不僅僅可以用于企業內部的宣傳,更可以對外進行企業形象展示。
        
        基于這些考慮,需要拍攝什么內容,也需要提前準備好。
        
        02  活動報告
        
        年會結束后,對年會目的和效果進行復盤,對本次年會的優點和缺點進行總結,讓優秀經驗和問題充分暴露和探討。
        
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